Twintig dossiers open en het is pas maandag. Wat een bot morgen al van je bureau haalt.

Maandagochtend, kwart over acht. Je hebt de bankexports van vier klanten al open. Bij de eerste staan zestig mutaties, waarvan twaalf zonder bon. De tweede klant heeft vrijdagavond om half twaalf "alles even" gemaild: negentien bijlagen, waarvan drie dubbel en één een foto van een parkeerkaartje.

En het is oktober. De btw over het derde kwartaal moet uiterlijk 31 oktober binnen zijn bij de Belastingdienst. Ondertussen ligt er nog een stapel jaarrekeningen over 2025 die voor het eind van het jaar bij KVK moet liggen.

De druk zit in het voorwerk

Uit de IB-seizoensmonitor 2026 van NOAB, de vereniging van administratie- en belastingadvieskantoren, blijkt dat ruim twee derde van de ondervraagde kantoren de werkdruk in het IB-seizoen als hoog tot zeer hoog ervaart.

Volgens NOAB komt die druk niet alleen door het aantal aangiften. Een flink deel ontstaat door de manier waarop klanten hun stukken aanleveren. Een deel van de klanten levert te laat aan, en harde afspraken daarover zijn vaak niet vastgelegd. Maar een derde van de kantoren werkt met een klantenportaal. Mail blijft bij veel kantoren een belangrijk kanaal.

Daar komt het personeelstekort bij. In een ander NOAB-onderzoek, onder zo'n negentig kantoren, is personeelstekort veruit de belangrijkste reden om werk uit te besteden. Vooral routinewerk gaat de deur uit, zodat er ruimte blijft voor advies.

Het vakwerk is dus vaak niet het probleem, maar alles wat ervóór moet gebeuren. Dit stuk gaat daarom niet over "AI neemt de boekhouding over". Het gaat over iets kleiners: welk werk een AI-assistent morgen al voor je kan klaarzetten.

De verdeling: de bot bereidt voor, jij beslist

Eerst iets wat we altijd zeggen: BotBaas maakt Grok Bot niet, we richten hem in. Grok Bot is een AI-assistent-app. Wij laten hem passen bij jouw kantoor en je manier van werken.

De afspraak is altijd dezelfde: zonder jouw akkoord wordt er niets verstuurd en niets geboekt. De bot doet het voorwerk en maakt concepten. Jij controleert, keurt goed en blijft eindverantwoordelijk.

Vijf klussen die een bot morgen al kan voorbereiden

1. Bankexports en CSV's opruimen. Elke bank exporteert anders, met andere kolommen, andere datumnotaties en afgekapte omschrijvingen. De bot zet zo'n export om naar één vaste indeling en haalt dubbele regels eruit. Daarna markeert hij welke mutaties al een document hebben en welke niet. Jij kijkt de gemarkeerde regels na en verwerkt het in je eigen pakket.

2. Facturen en bonnetjes sorteren. Pdf's, foto's en doorgestuurde mails van een klant krijgen een logische naam en gaan per klant en per periode in de juiste map. Dubbele bestanden worden gemarkeerd. Je krijgt ook meteen een lijstje van wat er lijkt te ontbreken.

3. Herinneringen als concept klaarzetten. Met dat lijstje schrijft de bot per klant een vriendelijke herinnering in jouw toon, zoals: "Deze vijf betalingen missen nog een bon", met datum en bedrag erbij. Jij leest mee, past aan waar nodig en verstuurt zelf, onder je eigen naam.

4. De inbox sorteren. 's Ochtends krijg je een overzicht. Welke mails vragen vandaag actie, en welke zijn alleen ter informatie? In welke mail staat een deadline? Welke klant wacht al te lang op antwoord? Je inbox wordt een takenlijst in plaats van een zoekplaatje.

5. Klantvragen samenvatten. Een lange mailwisseling over de auto van de zaak of een investering? De bot vat samen wat de klant eigenlijk vraagt en welke stukken erbij horen, en zet een conceptantwoord klaar. De inhoud en het fiscale oordeel blijven van jou.

En als dat loopt, kun je nog twee klussen toevoegen.

• Boekingsvoorstellen. Uit een pdf-factuur haalt de bot leverancier, datum, bedrag en btw, en zet daar een conceptboeking van klaar. Jij kijkt het na en boekt het zelf.
• Vaste routines. Elke maandag een overzicht van openstaande vragen per klant. Elke maand een check of alle bankmutaties een document hebben. En een lijst met deadlines voor btw, IB, deponeren en het inleverschema van het becon-uitstel, zodat vrijdagmiddag geen zoektocht meer is.

Terwijl jij slaapt

Zo'n routine kan ook 's nachts draaien. Zondagnacht leest de bot de nieuwe bankexports die jij of je klant in de map hebt gezet, en de bijlagen die in het weekend zijn binnengekomen. Hij zet conceptboekingen klaar, maakt per klant een lijst van ontbrekende bonnen en schrijft de herinneringsmails als concept. Maandagochtend om acht uur ligt alles klaar om na te kijken.

's Nachts bereidt de bot alleen werk voor. Er gaat niets naar een klant en er wordt niets geboekt tot jij het 's ochtends hebt goedgekeurd. Twijfelt de bot over een bon of een mutatie, dan raadt hij niet, maar zet hij die onderaan de lijst. Meer voorbeelden staan in Wat je bot doet terwijl jij slaapt.

We koppelen niets aan software waarvan we niet zeker weten dat het werkt. We beginnen met wat elk kantoor al heeft: exports, CSV's, pdf's, mappen en de mailbox. Kan jouw pakket bestanden importeren of exporteren? Dan kijken we samen wat daar mogelijk is.

Wat levert het op? Eerlijk gezegd: dat hangt ervan af

We geven geen garantie op uren. Wat je wint hangt af van je aantal klanten, hoe rommelig ze aanleveren en hoe vaak je de bot gebruikt.

Wel kun je het voor je eigen kantoor narekenen. Een voorbeeld, geen meting: stel dat je elke maandag een uur bezig bent met het uitzoeken welke bankmutaties nog een bon missen. Zet de bot die lijst vooraf klaar, dan hoef je alleen nog na te kijken en te beslissen. Misschien scheelt dat de helft, misschien meer of minder. Dat merk je pas na een paar weken met je eigen dossiers.

Doe hetzelfde voor sorteren, herinneringen en je mailbox. Neemt een bot daar een deel van over, dan werk je in de piek minder vaak 's avonds door, of heb je weer ruimte voor een nieuwe klant.

Jij blijft de boekhouder

Controleren blijft jouw werk. Een privé-uitgave op de zakelijke rekening herkennen, beoordelen of iets een investering is of gewoon kosten, de klant uitleggen waarom de winst tegenvalt: dat blijft allemaal bij jou. De jaarrekening samenstellen ook.

Een bot kan zich vergissen. Daarom doet hij altijd een voorstel dat jij goedkeurt.

Even eerlijk over privacy

Je werkt met bankgegevens, salarissen en soms gezondheids- of gezinsgegevens van klanten. Dan wil je weten waar die heen gaan. Terecht.

Grok Bot draait in de cloud, niet alleen op je eigen laptop. Wat de bot ophaalt uit je mail of mappen, wordt in die cloudomgeving verwerkt. In Waar gaan jouw data heen met Grok Bot? leggen we uit wat de officiële documentatie daarover zegt, en waar die documentatie niets over zegt.

We beloven niet dat het "automatisch AVG-proof" is. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens heb je een verwerkersovereenkomst nodig als je een andere partij persoonsgegevens laat verwerken in jouw opdracht. Of het past binnen je eigen privacybeleid en je afspraken met klanten, beoordeel je zelf, het liefst samen met je privacyadviseur of beroepsvereniging.

Wat we wél doen bij het inrichten:

• beginnen met zo weinig mogelijk gegevens, bijvoorbeeld één klant of één map;
• afspreken welke gegevens de bot wel en niet ziet, en alleen koppelen wat jij zelf aanzet;
• vastleggen dat alles wat naar buiten gaat eerst langs jou gaat;
• uitleggen hoe je toegang weer intrekt.

Ben je zelf ondernemer en zit je factuur nog in Excel? Lees dan dit artikel.

De volgende stap: één setupdag

Je hoeft hier geen project van maanden van te maken. Op een setupdag (één werkdag, online of bij je op kantoor) richten we samen je eerste bots in op je echte werk:

• we kiezen twee of drie klussen die nu de meeste tijd kosten;
• we spreken spelregels af: wat mag de bot, en wat beslis jij;
• we testen op je eigen voorbeelden, zoals een bankexport of een volle inbox;
• je gaat naar huis met een werkwijze die je de volgende ochtend zelf kunt gebruiken.

In de eerste week oefen je ermee op je eigen dossiers. Welke ondersteuning je daarna krijgt, spreken we vooraf met je af.

Richt het in vóór de volgende piek, niet midden erin.

Benieuwd wat een bot in jouw kantoor kan overnemen? Plan een vrijblijvende kennismaking via botbaas.com of mail naar john@botbaas.com. Neem je drukste week mee, dan kijken we samen wat een bot daarvan kan voorbereiden.

BotBaas maakt Grok Bot niet en verkoopt het abonnement niet. We richten hem in, zodat jij ermee kunt werken.

Meer voor jouw branche: Bots voor administratiekantoren

Reacties