Je boekhoudpakket is niet te dom. Je factuur zit nog in Excel.

Het is dinsdagochtend. De uren van vorige week staan in een sheet. De offerte van vorige maand zit nog in de mail. Het boekhoudpakket staat open, en de factuur maak je toch in Excel, omdat de layout daar wel klopt met wat de opdrachtgever wil zien.

Dat is geen uitzondering. Op Higherlevel schrijft een starter op 30 juni 2025 dat hij vooral simpel facturen wil sturen, wil zien wat er nog openstaat, en een btw-overzicht wil, zonder zich door allerlei boekhoudfuncties te worstelen. Moneybird en e-Boekhouden vindt hij te zwaar. Iemand anders, 11 januari 2023, zoekt een goedkoop pakket zodat verkoopfacturen niet meer met de hand ingeboekt hoeven, met een betaallink voor debiteuren. Hij ziet door de bomen het bos niet meer. Een derde, 23 december 2023, wil een offerte maken en die meteen als verkoopfactuur doorzetten, en vraagt zich af of hij dan naar een ERP-systeem moet.

In de winkel of op de zaak gaat het vaak nog een stap lomper. Een freelancer zegt dat het offertegedeelte in de software zit, maar dat hij het nooit gebruikt. Het gaat altijd direct per mail. Op Reddit, in een zoekresultaat dat we niet als volledige post konden openen, maakt iemand de facturen in Excel omdat er in het pakket te weinig aan te passen is. Een klein bedrijf van een stuk of tien mensen doet hetzelfde: facturen in Excel, en het nieuwe systeem moet offertes én facturen kunnen opmaken en het liefst meteen naar de juiste persoon sturen. Uren registreert weer een ander in Excel, en die typt hij met de hand over op de verkoopfactuur.

Wie wel betaalt, is niet ineens van het overtikken af. In die Reddit-excerpt noemt iemand Excel de grootste fout, daarna MoneyMonk voor ongeveer €30 per maand exclusief btw, en hij doet de boekhouding zelf. Andere reacties in dezelfde excerpt noemen Jortt voor ongeveer €15 per maand, en e-Boekhouden het eerste jaar gratis en daarna €12,50 per maand. Een andere excerpt noemt een boekhouder voor €90 per maand, plus een eenmalige controle van €450, terwijl die ondernemer de facturen en de inkoopfacturen in de praktijk nog steeds bijna zelf doet. Die bedragen staan in de posts. Het is geen prijsoverzicht van ons.

Drie klussen blijven daardoor elke maand terugkomen.

De factuur die het pakket niet mag dicteren

Openstaand zien, btw zien, en een layout die de opdrachtgever herkent. Lukt dat niet, dan print een macro de factuur uit Excel.

De offerte die in de mail blijft hangen

De knop zit in het programma. Iemand moet het bedrag, de uren en de naam later alsnog overnemen. Dat is het halfuurtje dat niemand plant.

De bon die wel in de inbox zit en nog niet in de administratie

Eén zzp'er laat een script de pdf-bijlagen uit de mail halen, en gooit eens per kwartaal alle pdf's in één keer het pakket in.

Wat deze posts niet zeggen, is chatbot, of iemand die de mail doet. Die zinnen zijn gezocht en niet gevonden. Eén ondernemer probeerde in 2019 een virtual assistant voor de facturering. In plaats van ontzorgen gaf dat meer werkdruk. Hij loste het daarna in software op.

De les zit niet in nog een boekhoudpakket. Dat heb je, of de winkel naast je wel. De les zit in het stuk dat op dinsdag blijft liggen: de uren in de sheet, de offerte in de mail, de bon die pas aan het eind van het kwartaal mee gaat.

Dat is het werk dat BotBaas klaarzet. Geen nieuw boekhoudpakket, en geen virtual assistant die de factuur zelf de deur uit doet. Een digitale assistent die de sheet, de mail en de bon alvast bij elkaar legt.

De uren uit de sheet komen op een factuurconcept, in de layout die je opdrachtgever al kent. De offerte uit de mail wordt een conceptfactuur, met bedrag, uren en naam al ingevuld. De pdf-bon uit de inbox hangt aan de juiste klus, in plaats van in een map te wachten tot het kwartaal om is.

Wat naar een klant gaat, keur jij goed, en het gaat onder jouw naam. BotBaas maakt Grok Bot niet en verkoopt het abonnement niet. We zetten het klaar, zodat jij ermee kunt werken.

Meer voor jouw branche: Bots voor administratiekantoren

Reacties