Wat je bot doet terwijl jij slaapt

Het is 07:30. Voordat je koffie op is, staat er één overzicht klaar. Welke mail vandaag een antwoord nodig heeft. Welke bon nog bij een klus hoort. Welke factuur te laat is. Er is niets de deur uit gegaan. Dat bepaal jij.

Dat overzicht is 's nachts gemaakt. Niet door een collega die doorwerkt, maar door een bot met een routine: een vaste opdracht die op een vast tijdstip draait, ook als jij slaapt. De bot verstuurt niets en betaalt niets. Hij legt het werk klaar, en 's ochtends kies jij. Het belangrijkste deel van elke routine is daarom niet wat de bot doet, maar waar hij stopt.

1. De inbox sorteren

Lees om 06:00 de mail van gisteren. Zet in één lijstje wat vandaag een antwoord nodig heeft, wat kan wachten en wat reclame is. Maak bij de eerste drie een conceptantwoord. Verstuur niets.

Als zzp'er zet je de offerte-aanvragen bovenaan, want daar zit je omzet. Heb je een winkel of een klein kantoor, dan laat je de mail voor een collega in het lijstje van die collega zetten. De bot stopt bij het concept. Jij leest het en drukt zelf op verzenden.

2. Bonnen en facturen bij de juiste klus

Haal de pdf-bijlagen uit de mail van gisteren. Zet ze in de map van de juiste klus. Wat je niet kunt plaatsen, zet je onderaan het overzicht.

Dat is het werk dat anders tot het eind van het kwartaal blijft liggen. De bot stopt bij twijfel: een bon die hij niet kan plaatsen, raadt hij niet, maar die zet hij onderaan.

3. Openstaande facturen

Kijk welke facturen langer dan 14 dagen openstaan. Maak per klant een vriendelijke herinnering als concept.

Hier stopt de bot bewust. Een herinnering aan een vaste klant wil je zelf lezen. Misschien heeft hij net gebeld, of loopt er een afspraak die de bot niet kent.

4. Klopt de site nog?

Kijk 's nachts of de openingstijden en prijzen op onze site nog kloppen met het overzicht dat we hebben. Meld alleen de verschillen.

Dit is handig voor een winkel met een webshop of een balie. Na een feestdag of een prijswijziging staat er vaak nog iets ouds online. De bot past niets aan. Hij meldt het, en jij beslist.

5. De maandagcijfers

Zet op maandag om 06:30 de omzet, het aantal nieuwe aanvragen en de openstaande offertes van vorige week in vijf regels.

Vijf regels lees je in een minuut. Je begint de week met wat er ligt, niet met zoeken.

Wat de bot 's nachts níet doet

Mail versturen. Betalen. Iets aan een klant toezeggen. Een afspraak verzetten. Dat zet je in elke routine erbij, in gewone woorden. Eén regel is genoeg: bij twijfel vraagt hij het jou. Wat de bot klaarzet, gaat pas weg als jij het goedkeurt, en het gaat onder jouw naam.

Begin met één klus

Je hoeft niet morgen vijf routines te hebben. Kies de klus waar je 's ochtends het eerst aan denkt. Voor de meeste zzp'ers is dat de inbox. In een winkel is het vaak de mail van de vorige middag, of de bon die nog bij een bestelling hoort. Draai die routine een week. Kijk elke ochtend of het overzicht klopt. Pas daarna komt de tweede.

BotBaas maakt Grok Bot niet en verkoopt het abonnement niet. We zetten zo'n routine klaar, met de stopmomenten erin, zodat jij ermee kunt werken. Jij blijft de baas over wat er de deur uit gaat.

Meer voor jouw branche: Bots voor MKB

Reacties