Je volgende salescollega is een bot met één vaste rol

Het salesteam van SpaceXAI schreef op hun eigen site hoe ze met Grok Bot werken. Ze gaven niet elke verkoper een losse bot, maar bouwden gedeelde bots met een vaste rol: één voor de voorbereiding, één voor offertes en één voor afwijkende deals. Het zijn rollen die in hun salesteam al bestonden.

Dat klinkt groot, maar het idee past juist goed bij een klein bedrijf. In dit stuk lees je wat ze precies doen, welke spelregels ze hanteren en hoe je dat als ZZP'er of als MKB-team van 2 tot 20 mensen vertaalt naar één eerste rol.

Over het werk rond de verkoop (CRM, follow-ups, briefing) schreven we eerder al Verkopen met Grok Bot: de bot doet het werk eromheen. Dit stuk gaat een stap verder: hoe je dat werk verdeelt over vaste rollen die je hele team deelt.

Drie bots, drie rollen in de verkoop

Volgens het artikel begon SpaceXAI met drie Shared Bots, elk voor een ander deel van de verkoop:

• Account Intel Bot: helpt verkopers kansrijke klanten te vinden, bereidt klantgesprekken voor en houdt Salesforce bij. Vóór een afspraak maakt hij een briefing uit de klantgeschiedenis. Na afloop leest hij het gespreksverslag, werkt het CRM bij en schrijft een concept-follow-upmail die de verkoper zelf nakijkt. Verkopers kunnen dit als vaste routine laten draaien.
• Quote Bot: maakt naast elkaar een paar prijsvoorstellen met verschillende producten en kortingen, zet goedgekeurde offertes om in een orderformulier en schrijft een conceptmail die de verkoper zelf verstuurt. Voordat hij iets in Salesforce verandert, toont hij eerst een preview en vraagt hij om bevestiging.
• Deal Bot: helpt het Deal Desk-team. Hij toetst afwijkende prijzen en contractvoorwaarden aan het vastgestelde beleid en bereidt een advies voor. Waar menselijk oordeel nodig is, beslist een specialist.

Het team bouwde daarnaast nog meer gedeelde bots, onder meer voor concurrentie-informatie en het inwerken van nieuwe collega's.

×

De spelregels die het laten werken

Interessanter dan de bots zelf zijn de afspraken eromheen. Uit het artikel:

1. Kennis één keer bijwerken. Elke gedeelde bot werkt met gedeelde skills en bronnen. Verandert er een werkwijze, dan pas je de bot één keer aan en profiteert iedereen meteen.
2. Rechten per gebruiker. De bot werkt met de rechten van wie hem gebruikt, met extra grenzen bij gevoelige acties. Een verkoper kan via Quote Bot dus niet zijn eigen korting goedkeuren.
3. Een mens bij klantcommunicatie. Alles wat naar een klant gaat, en elke beslissing zonder heldere criteria, krijgt eerst een menselijke check.
4. Proactief werken. Briefing vooraf en verwerking achteraf kunnen als vaste routine draaien, zonder dat iemand erom hoeft te vragen.
5. Beslissingen vastleggen. Elke goedkeuring die Deal Bot verwerkt, komt in het systeem met de beslissing, de reden en de verantwoordelijke persoon.

Die vijf regels zijn niet voorbehouden aan grote salesteams. Je hebt ze juist nodig als je klein bent en geen tijd hebt om fouten te herstellen.

Vertaling voor de ZZP'er: één salesbot, jij drukt op Verzenden

Als zelfstandige ben jij de verkoper, de offerteafdeling en de Deal Desk tegelijk. Je hebt dus geen drie bots nodig. Begin met één salesbot met drie taken:

• Briefing vóór het gesprek: wat weet je al van deze klant, wat speelde er eerder, wat is een goede volgende stap?
• Follow-upmail na het gesprek: de bot schrijft het concept, jij leest het na en verstuurt het zelf.
• Offerte voorbereiden: op basis van jouw vaste prijzen en voorwaarden, die je één keer vastlegt.

De belangrijkste regel: zonder jouw ja gaat er niets de deur uit. BotBaas werkt zelf ook zo. Onze salesbot zet ondertekenverzoeken klaar, en John drukt zelf op Verzenden. Hoe die regel in de praktijk werkt, lees je in De supportbot bereidt voor, jij verstuurt.

Vertaling voor het MKB: gedeelde bots horen bij een team

Werk je met 2 tot 20 mensen? Dan wordt het idee van SpaceXAI pas echt interessant. Het probleem in kleine teams is meestal niet dat er geen kennis is, maar dat die in één hoofd of in één spreadsheet zit.

• Een gedeelde offertebot met jullie vaste prijzen en kortingsregels. Iedereen werkt met dezelfde, actuele prijslijst. En net als bij SpaceXAI geldt: een medewerker keurt zijn eigen korting niet goed. Dat doet de eigenaar of een aangewezen collega.
• Een leadopvolgbot die aanvragen en gesprekken bijhoudt, briefings maakt en follow-ups klaarzet voor degene die de klant spreekt.
• Kennis één keer vastleggen. Verandert een prijs of voorwaarde, dan pas je dat één keer aan in de gedeelde bot, niet in vijf losse chats.

Daarom zien wij Grok Bot Team als de basisinrichting voor het MKB. Gedeelde bots, rechten per medewerker en een vaste plek voor bedrijfskennis horen daar vanzelf bij. Iedere medewerker werkt op een eigen account, de bedrijfsprocessen draaien op gedeelde bots. Hoe je dat verdeelt, lees je in Eigen account of gedeelde bots?.

Begin klein: één rol, één terugkerende taak

SpaceXAI schrijft zelf dat ze "nog vroeg" zijn en hun bots stap voor stap meer verantwoordelijkheid geven, naarmate ze de kwaliteit meten en vertrouwen opbouwen. Dat is ook ons advies:

1. Kies één rol, bijvoorbeeld de briefing vóór klantgesprekken of de offertevoorbereiding.
2. Kies één terugkerende taak die elke week terugkomt.
3. Leg de regels één keer vast: prijzen, kortingsgrenzen, toon van je mails en wie wat mag goedkeuren.
4. Houd de knop bij de mens: de bot bereidt voor, jij of je collega verstuurt.
5. Breid pas uit als het werkt. Een tweede rol komt erbij als de eerste goed draait.

Meer over hoe je een klein team van bots opzet, vind je in Bot-team voor ZZP en MKB en in Een marketingteam van bots, zonder fluff. Wil je het zelf leren, kijk dan bij de lessen.

Liever laten inrichten?

Tijdens een setupdag zetten we samen je eerste salesrol op: je vaste prijzen, je regels en de knop die bij jou blijft. Voor MKB-teams richten we Grok Bot Team in met gedeelde bots en rechten per medewerker. Lees hoe de setupdag werkt of neem contact op.

Bron

• SpaceXAI, Your next sales teammate should be a Grok Bot (Iris Wang, Joe Robertson, Micheal Sihavong en Palmi Angelova): x.ai/news/grok-bot-sales. De feiten over de drie bots en hun spelregels komen uit dat artikel; de vertaling naar ZZP en MKB is BotBaas-praktijk. Dit is geen samenwerking met of goedkeuring door SpaceXAI.

Reacties