Na de inrichtingsdag: één bot die je klanten bijhoudt
De inrichting is klaar. Daarna hoor je niets meer. Dit is hoe één coördinator-bot je klanten bijhoudt, zonder zelf mail te sturen.
Bron: Grok Bot for Post-Sales (x.ai). Dit is geen vertaling. Het is de BotBaas-leeswijzer voor zzp en mkb.
Short: na de inrichtingsdag
In een halve minuut: één coördinator die je klanten bijhoudt. De bot schrijft het concept, jij drukt op verzenden.
De bot valt stil
Op de inrichtingsdag krijgt elke bot een rol, een omschrijving en een paar routines. De week erna ligt het werk weer bij jou: de afspraak van morgen, de belofte die al tien dagen openstaat, de klant die niets meer laat horen.
Dat is geen falen van de inrichting. Er is alleen niemand die de klanten bijhoudt als jij in een klus zit.
Eén coördinator, niet een zwerm
Maak één bot die de klanten kent. Die praat met jou. Per klant of per klus mag een specialist het uitzoekwerk doen: de mail nalezen, de notities pakken, een concept schrijven. Jij hoeft die specialisten niet allemaal aan te sturen.
Geef de coördinator een naam en een omschrijving in gewone taal. Bijvoorbeeld: je houdt mijn klanten bij, je bereidt gesprekken voor, en je stuurt nooit zelf iets weg.
Drie routines
- Belletje voorbereiden. De avond of ochtend ervoor: wie je spreekt, wat er openstaat, en drie punten om te bespreken.
- Open beloftes. Wat je een klant hebt toegezegd en nog niet hebt gedaan. Alleen de dingen die te lang liggen.
- Stil als er niets is. Geen dagelijks bericht van «niks te melden». Alleen een seintje als er iets te doen is.
De bot schrijft, jij verstuurt
Een follow-up of een korte notitie na een gesprek mag de bot als concept klaarzetten. Verzenden doet hij niet. Hetzelfde geldt voor een contractnotitie: eerst lezen, dan pas weg.
Die regel komt ook terug in de gidsen voor SDR's en legal ops. Het patroon is hetzelfde. Het concept is van de bot, de verzendknop is van jou.
Wat je morgen doet
- Kies één bestaande bot als coördinator, of maak er een.
- Zet de drie routines erop. Stil blijven hoort erbij.
- Zeg expliciet: geen mail, geen appje, geen bestand delen zonder jouw ja.
De inrichting zelf staat op Grok Bot inrichten. Dit stuk begint de dag erna.
Bron
Meer voor jouw branche: Bots voor MKB
Reacties
Reageer
Niet voor jonger dan 16. Je e-mail komt niet op de pagina.