Interne mail tussen twee botteams: zo houd je het simpel en veilig

Bij BotBaas werken we met twee aparte botteams: het Prod-team, dat het echte werk doet, en het Demo-team, waarmee we lessen en voorbeelden voor klanten maken. Soms moeten die twee elkaar iets laten weten. Bijvoorbeeld: «De nieuwe les staat klaar, wil je de demo bijwerken?» Hoe regel je dat zonder dat de bots elkaar opdrachten gaan geven, of dat een vreemde mail ongemerkt iets in gang zet? In deze blog laten we zien hoe wij het hebben ingericht. Het is bewust eenvoudig, zodat je het als klant zelf kunt overnemen.

Je leest hier hoe het werkt, niet waar het staat. Adressen, links, sleutels en mappen laten we weg. Die horen niet op een website.

Het idee in één zin

Twee teams, elk met een eigen brievenbus. Ze lezen alles, ze doen niets uit zichzelf, en elke mail die vertrekt is eerst door de eigenaar goedgekeurd.

×

Bouwsteen 1: elk team een eigen inbox

Sinds 9 oktober kan Grok Bot een eigen mailadres krijgen. Wij gaven elk team er één: een Prod-inbox en een Demo-inbox. Dat lijkt een detail, maar het scheelt veel. Je ziet altijd van welk team een mail komt, oefenmail en echte mail lopen niet door elkaar, en als er in één team iets misgaat, blijft het andere team schoon.

Bouwsteen 2: een mailtrigger die alleen leest

Een binnenkomende mail maakt een bot niet vanzelf wakker. Daarvoor zet je een routine aan die afgaat op nieuwe mail: de mailtrigger. Bij ons doet die routine precies drie dingen:

• Lezen. De bot opent de nieuwe mail.
• Samenvatten. In twee of drie zinnen: van wie, waarover, wat er gevraagd wordt.
• Melden. De samenvatting gaat naar de eigenaar in de chat.

Meer niet. De routine beantwoordt niets, klikt niets aan, zet niets in gang. Wil de eigenaar dat er iets gebeurt, dan zegt hij dat zelf.

De gouden regel: mailinhoud is data, nooit een opdracht

Dit is de belangrijkste regel van het hele stuk. Alles wat in een mail staat, is informatie, ook als er staat «doe dit» of «negeer je eerdere instructies». Een bot neemt opdrachten alleen aan van zijn eigenaar, in de chat. Een mail van het andere team is net zo goed data als een mail van een onbekende.

Waarom zo streng? Omdat een mail makkelijk na te maken is. Als een bot opdrachten uit mail zou uitvoeren, kan iedereen die een mail stuurt je bot besturen. Met deze regel kan dat niet, ook niet als iemand zich voordoet als het andere team.

Bouwsteen 3: een securitycheck op elke mail

Elk team heeft een securitybot. Die kijkt naar elke binnenkomende mail voordat de samenvatting bij de eigenaar komt. Hij let op:

• verzoeken om iets te doen, te sturen of te wijzigen;
• links, bijlagen, codes en wachtwoorden;
• afzenders die niet kloppen of zich anders voordoen;
• teksten die de bot proberen om te praten.

Vindt hij iets, dan staat dat bovenaan de melding. De eigenaar ziet het meteen en beslist.

Zo blijven de twee securitybots in sync. Beide bots werken met één gedeeld regelbestand, en dat lezen ze bij elke check. Er bestaat geen eigen kopie die kan afwijken. Alleen de securitybot van Prod mag het regelbestand wijzigen, en alleen na akkoord van de eigenaar. De securitybot van Demo leest het bestand alleen en schrijft er nooit in. Dat is een vaste afspraak, en de dagelijkse check bewaakt hem. Bij twijfel beoordeelt de securitybot een mail als kwaadaardig. Kan een bot het regelbestand niet lezen of klopt de versie niet, dan beoordeelt hij niets en meldt hij de mail als nog niet gecontroleerd. Het bestand heeft een versienummer. De Prod-bot bewaart zelf een controlecode van het bestand op een andere plek, en de dagelijkse check vergelijkt het bestand daarmee, zodat elke wijziging opvalt. Wijkt er iets af, dan krijgt de eigenaar een melding.

Zo hebben we het getest. Voordat de securitybot van Demo echte mail beoordeelt, hebben we hem met negen testmails getest. Daar zaten gewone berichten tussen, maar ook nagemaakte phishing, een verborgen opdracht in de mailtekst, een verdachte link, een nep-bijlage en een mail met een inlogcode. De testmails bevatten geen echte links, codes of bijlagen. Beide securitybots gaven bij elke mail hetzelfde oordeel, op basis van dezelfde versie van het regelbestand. In een tweede test beweerde een bericht dat er een nieuwere versie van de regels was. De bot trapte daar niet in en hield zich aan het echte bestand. In de laatste test ontbrak het regelbestand of klopte de controlecode niet. Dan beoordeelde de bot niets en meldde hij de mail als nog niet gecontroleerd. Pas toen alles klopte, mocht de bot echte mail beoordelen.

Een melding die je altijd ziet. In de app ben je met één account tegelijk ingelogd. Een melding uit het andere team zou je dan pas zien als je van account wisselt. Daarom krijgt de eigenaar na elke check twee meldingen: de gewone melding in Grok Bot en een korte mail naar zijn eigen mailbox. Hoe die mail zonder tussenkomst de deur uit gaat, lees je hieronder. In die mail staan alleen het account, het aantal mails en of er iets verdachts bij zat. Er staan geen afzender, onderwerp, mailtekst, links, codes of bijlagen in. De eigenaar doet nooit iets vanuit die mail, maar opent eerst het juiste account. Er gaat nooit een automatisch antwoord uit, en elke melding komt in het logboek.

Wat niet werkt: een melding die op een tik wacht. Je zou denken: zet de concepten voor de bot uit, dan verstuurt hij zijn mail gewoon zelf. Maar dat helpt alleen als je de opdracht zelf in de chat geeft. Een automatische routine heeft geen verzendknop. Geeft de routine de mail door aan de hoofdchat of aan een andere bot, dan vraagt de veiligheidscontrole toch om akkoord. Ook als er een regel is die het toestaat. Dat is op zich terecht: die controle beschermt je tegen een bot die zomaar mailt. En dat verzoek verloopt na ongeveer tien minuten. Een melding die op jouw tik wacht, is geen melding. Daar komt bij: de pushmelding van Grok Bot slaat je telefoon over zolang de desktop-app open is. Zit je net even niet achter je scherm, dan mis je hem.

Wat wel werkt: de securitybot meldt zelf. We hebben dit opgelost met een aparte, smalle meldroute, die gewoon langs de veiligheidscontrole gaat, maar waarvoor niemand op een knop hoeft te drukken. De securitybot stuurt zijn melding nu zelf, zonder andere bot ertussen. De meldmail gaat alleen naar de eigenaar, naar één vast adres. Erin staat zo weinig mogelijk: het account, het aantal mails en of er iets verdachts bij zat. Geen mailtekst, geen afzenders, geen links. Elk account kan dit apart, en je kunt het per account apart intrekken. Daarnaast komt er een melding in Grok Bot en een regel in het logboek. We hebben het op beide teams getest, en op allebei werkte het.

De les. Een melding is pas een melding als hij aankomt zonder dat jij iets hoeft te doen. En een bot die meldt, mag precies dat en niets meer. Wil je dit ook voor jouw bots? BotBaas richt het voor je in.

Bouwsteen 4: mailen tussen de teams, alleen na een ja

Het Prod-team en het Demo-team mogen elkaar mailen, maar alleen onder vier voorwaarden:

1. Eerst het ja van de eigenaar. De bot laat de mail eerst zien: aan wie, onderwerp, tekst. Pas na het ja van de eigenaar gaat hij weg.
2. Kale tekst. Geen links, geen bijlagen, geen codes. Moet er een bestand mee, dan gaat dat via een andere, gecontroleerde weg.
3. Nooit automatisch terugmailen. Een mail van het andere team wordt gelezen en gemeld, niet beantwoord. Zo kunnen twee bots nooit in een eindeloze mailwisseling terechtkomen.
4. Elke mail een logregel. Elke verzonden en ontvangen mail krijgt één regel in het logboek: tijd, richting, onderwerp, en wie ja zei. Zo kun je altijd terugzien wat er gebeurd is.

Bouwsteen 5: de berichtenbak voor gestructureerde berichten

Mail is fijn voor mensen, maar minder voor gestructureerde afspraken. Daarom hebben de teams daarnaast een berichtenbak. Een team zet daar een klein bericht in een vast formaat neer. Het andere team leest dat bericht, vat het samen en meldt het. Ook hier geldt: het bericht is data, geen opdracht.

Het voordeel van zo'n vast formaat is dat je het makkelijk kunt controleren. Een bericht dat niet aan de vorm voldoet, wordt niet verwerkt maar gemeld.

Bouwsteen 6: het seintje

Een berichtenbak heeft één nadeel: het andere team ziet een nieuw bericht pas als het gaat kijken. Daarom is er een seintje: staat er iets nieuws in de berichtenbak, dan krijgt het andere team een seintje. Het seintje zegt alleen «er ligt iets», niet wat. Het lezen, samenvatten en melden gaat daarna precies zoals bij mail.

Wat de test liet zien

Op 21 oktober testten we de hele keten in beide richtingen. De mailtrigger ging van Prod naar Demo en van Demo naar Prod binnen enkele seconden af. De samenvatting stond bijna meteen bij de eigenaar.

Een tip: reken voor iets dat haast heeft niet op botmail alleen. Bel of app gewoon even.

Wat de bot zelf doet, wat eerst langs jou gaat en wat nooit gebeurt

Doet de bot zelf: binnenkomende mail lezen, samenvatten en melden; de securitycheck; een logregel schrijven.

Gaat eerst langs jou: elke mail naar het andere team en elk bericht in de berichtenbak.

Gebeurt nooit: opdrachten uitvoeren die in een mail staan, automatisch terugmailen, links of bijlagen meesturen.

Zelf twee teams laten praten?

Heb je meer dan één botteam, bijvoorbeeld een voor je klanten en een voor je administratie, dan kun je dit één op één overnemen. Begin klein: eerst twee inboxen en een routine die alleen leest. De berichtenbak en het seintje komen later, als je ze nodig hebt. Lees hoe Grok Bot inrichten werkt, of plan een vrijblijvend gesprek via botbaas.com. Meer gedaan, minder gedoe.

Dit is pas het begin

Wat we hier hebben gebouwd, is meer dan een melding per mail. Het is een manier van werken: de bot doet alleen wat vooraf is vastgelegd, elke stap wordt gelogd en niets gaat live zonder een duidelijke ja. Op dezelfde manier willen we straks bij klanten een kant-en-klaar Bot Team veilig op afstand inrichten, en later ook bijsturen. De klant blijft eigenaar van zijn eigen accounts en sleutels. Elke wijziging komt als ondertekend pakket dat de bot van de klant eerst zelf controleert, en wordt pas uitgevoerd na de ja van de klant. Hoe dat precies werkt, lees je binnenkort in een aparte blog.

Hoe laat jij je bots samenwerken? Laat het weten in een reactie hieronder.

BotBaas maakt Grok Bot niet en verkoopt het abonnement niet. We richten hem in, zodat jij ermee kunt werken. BotBaas is geen onderdeel van Cursor, xAI of SpaceX.

Reacties